Płynność finansowa stajni: kalkulator wpływów i wydatków na 12 miesięcy oraz rezerwa na słabe miesiące

Przykład sytuacji

Przykładowa sytuacja: nadwyżka w roku, brak pieniędzy w marcu

Największe wpływy ośrodek ma od czerwca do sierpnia z obozów i jazd wakacyjnych. Zimą wpływy pochodzą głównie z pensjonatu. Siano ośrodek kupuje raz w roku, w lipcu. W skali roku stajnia wychodzi na plus, ale od stycznia do kwietnia wydatki przewyższają wpływy. Po rozpisaniu miesięcy właściciel widzi, że bez rezerwy w marcu zabraknie mu pieniędzy na pensje i rachunki.

Co ustalić wcześniej

1. 01

   Rozpiszcie 12 miesięcy

   Dla każdego miesiąca wpisuje się wpływy ze wszystkich źródeł: pensjonatu, jazd, obozów, zawodów i dzierżaw. Pieniądze liczy się według dnia wpływu albo zapłaty, a nie daty wystawienia faktury. Wydatki dzieli się na stałe, płacone co miesiąc (na przykład pensje, energia, raty), i sezonowe (na przykład siano, słoma, ubezpieczenie, naprawy). Kalkulator pokaże, w którym miesiącu stan konta jest najniższy.

2. 02

   Zakupy sezonowe

   Całą płatność za siano lub słomę kupowane jednorazowo na dłuższy okres wpisuje się w miesiącu faktycznej zapłaty albo uzgadnia z dostawcą płatność w ratach. Tak samo planuje się roczną składkę ubezpieczenia i większe naprawy.

3. 03

   Terminy płatności za pensjonat i jazdy

   Przy zawieraniu umowy ustala się, że pensjonat i karnety opłaca się z góry, oraz podaje dzień płatności i zasady odwoływania zajęć. Warunki trwającej umowy zmienia się zgodnie z jej treścią, a o zmianie cennika należy poinformować klientów przed jej wprowadzeniem.

4. 04

   Zadatek i zaliczka przy obozach

   Jeżeli klient wpłacił zadatek przy zawarciu umowy, a potem jej nie wykona, ośrodek może odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek. Jeżeli to ośrodek nie wykona umowy, klient może od niej odstąpić i żądać zapłaty kwoty dwukrotnie wyższej niż zadatek. Po wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet ceny (Kodeks cywilny, art. 394 § 1 i 2). Zadatek zwraca się bez podwojenia, gdy umowę rozwiązano albo gdy za jej niewykonanie odpowiadają obie strony lub żadna z nich (art. 394 § 3). Umowa może przewidywać inne zasady. Zaliczka co do zasady nie ma takich skutków jak zadatek; o charakterze wpłaty decyduje treść umowy, a nie sama nazwa. Zasady zwrotu należy ustalić zgodnie z przepisami, w tym chroniącymi konsumentów.

5. 05

   Rezerwa na słabe miesiące

   Rezerwa to kwota, którą trzeba mieć na koncie na początku roku, żeby stan konta na koniec żadnego miesiąca nie spadł poniżej zera. Kalkulator liczy stany na koniec miesięcy, więc osobno należy sprawdzić, czy duże wydatki nie przypadają przed wpływami w tym samym miesiącu. Rezerwę trzyma się osobno i uzupełnia w miesiącach z nadwyżką.

6. 06

   Gdy brakuje pieniędzy

   Z dostawcami i bankiem rozmawia się przed terminem płatności, a nie po nim. Należy sprawdzić, czy da się przesunąć zakupy, rozłożyć płatność na raty albo skorzystać z kredytu obrotowego. Rolnicy mogą też sprawdzić bieżące kredyty preferencyjne w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR).

Wpływy i wydatki na 12 miesięcy

Wpiszcie kwoty z wyciągów i faktur z poprzedniego roku.

Kto odpowiada i jaki zapis zachować

Na czym opiera się kalkulator

Gdy pojawia się problem

• W skali roku wpływy przewyższają wydatki, a zimą brakuje pieniędzy na pensje. Miesiące rozpisuje się w kalkulatorze, a rezerwę odkłada z miesięcy letnich.
• Klienci płacą za pensjonat z opóźnieniem. Przy zawieraniu umów ustala się dzień płatności z góry i skutki opóźnienia, a nowe zasady wprowadza zgodnie z treścią trwających umów.
• Rodzic rezygnuje z obozu tydzień przed terminem. Skutki zależą od tego, czy wpłacił zadatek, czy zaliczkę, od treści umowy i od przyczyny rezygnacji. Zasady te należy zapisać w umowie przed kolejnym sezonem.

Lista do rozmowy

Uzgodnione przed rozpoczęciem

Przed nowym rokiem należy przygotować:

Zaznacza się to, co już ustalono. Najważniejsze ustalenia zapisuje się w umowie albo regulaminie.

Powiązanie ze standardem

Standard EQM-S nie wymaga planu przepływów pieniężnych ani określonej rezerwy. Wymaga, aby zarządzający zapewnił środki finansowe potrzebne do spełnienia wymagań standardu, aby regulamin określał warunki płatności i odwoływania zajęć (010-4.1) oraz aby o zmianie cennika ośrodek informował klientów przed jej wprowadzeniem (010-4.4).