Podręcznik wdrażania
Wdrożenie EQM-S krok po kroku
Sześć etapów wdrożenia. Kolejność dostosuj do swojej stajni. Na końcu każdego etapu jest lista: co powinno być gotowe.
Kryteria zakończenia etapów to pomoc w pracy; wymagania zawiera tylko standard.
Przed rozpoczęciem
- Kto decyduje o wdrożeniu, pieniądzach i ludziach, a kto koordynuje prace.
- Jakie usługi ośrodek faktycznie prowadzi: zajęcia, pensjonat, transport, wydarzenia, współpracę z trenerami z zewnątrz.
- Gdzie są dziś zapisy: dziennik zajęć, dokumentacja koni, przeglądy, kontakty do opiekunów.
- Które sprawy ośrodek reguluje umową lub regulaminem poza standardem, np. rozliczenia, odwołania lekcji i warunki pensjonatu.
- Kierownictwo ośrodka
- Zatwierdza zakres, politykę, role i cele, zapewnia zasoby i prowadzi przegląd zarządzania.
- Koordynator wdrożenia
- Prowadzi mapę wymagań, listę braków i listę gotowości; pilnuje terminów, ale nie przejmuje decyzji innych osób.
- Instruktorzy i trenerzy
- Stosują warunki dopuszczenia uczestnika, dobór konia i limity grup; prowadzą dziennik zajęć.
- Opiekun koni
- Prowadzi codzienną obserwację koni i wyłącza konia z objawami choroby z pracy do czasu oceny stanu zdrowia.
- Osoby odpowiedzialne za obiekty, sprzęt i transport
- Wykonują przeglądy, wycofują uszkodzone elementy i zapisują decyzje.
- Lekarz weterynarii
- Ustala z ośrodkiem plan profilaktyki i decyduje o leczeniu; ośrodek dokumentuje i stosuje zalecenia.
- Klienci, rodzice i właściciele koni
- Otrzymują zasady przed skorzystaniem z usług, przekazują informacje o ograniczeniach i mogą składać skargi oraz sugestie.
- Osoba prowadząca audyt wewnętrzny
- Sprawdza stosowanie wymagań na rzeczywistych zapisach i nie ocenia wyłącznie własnej pracy.
Ustal zakres systemu i listę luk
Zatwierdzony opis usług, użytkowników, koni i obiektów objętych systemem, z uzasadnionymi wyłączeniami oraz listą wymagań, istniejących zapisów i otwartych luk.
Odpowiada: Kierownictwo ośrodka z koordynatorem wdrożenia
- Wypisz prowadzone usługi, obiekty, konie, współpracowników i procesy zlecane na zewnątrz.
- W mapie wymagań i zapisów zaznacz przy każdym wymaganiu, czy ma zastosowanie i gdzie jest zapis.
- Wyłącz wymaganie tylko wtedy, gdy ośrodek nie prowadzi działalności, której ono dotyczy, i zapisz uzasadnienie.
- Pozycje profilu PL / PZJ bez potwierdzonego źródła wpisz do rejestru luk źródłowych.
Szkółka prowadzi lekcje dla dzieci, pensjonat i pokazy. Wpisuje wszystkie trzy działalności. Pokazów nie nazywa zawodami PZJ bez sprawdzenia trybu. Zasady płatności za pensjonat ustala w umowie, ponieważ standard ich nie reguluje.
Dokumenty do tego etapu
Przypisz role, zastępstwa i zapisy
Polityka, role, zastępstwa i uprawnienia decyzyjne są ustalone. Każdy potrzebny dokument ma właściciela, miejsce, zasady dostępu i okres przechowywania.
Odpowiada: Kierownictwo; koordynator prowadzi wykazy
- Wpisz do matrycy kompetencji role związane z modułami 001–010 i osoby, które je pełnią.
- Ustal zastępstwa dla decyzji o przerwaniu zajęć, wycofaniu konia lub sprzętu i kontakcie z opiekunem.
- Sprawdź dowody kwalifikacji i szkoleń wstępnych osób prowadzących zajęcia i obsługujących konie.
- W rejestrze udokumentowanych informacji określ, kto ma dostęp do kontaktów i informacji zdrowotnych uczestników.
Dokumenty do tego etapu
Wymagania: 5.1 · 5.2 · 5.3 · 7.1 · 7.2 · 7.3 · 004-4.1 · 004-4.2 · 004-4.3 · 010-4.2 · 004-4.5
Oceń ryzyko, ustal cele i przygotuj zmiany
Rejestr ryzyka opisuje rzeczywiste zagrożenia ośrodka ze środkami kontroli i odpowiedzialnymi. Cele mają miernik i stan początkowy. Zmiany są oceniane przed wprowadzeniem.
Odpowiada: Osoby odpowiedzialne za procesy; kierownictwo zatwierdza cele i zasoby
- Zidentyfikuj zagrożenia związane z końmi, obiektami, zajęciami i transportem; nie poprzestawaj na przykładowych wierszach arkusza.
- Dla ryzyk istotnych ustal środki kontroli, osobę odpowiedzialną i sposób sprawdzenia skuteczności.
- Wybierz cele, które da się ocenić, i zapisz stan początkowy z rzeczywistych danych.
- Planowaną zmianę konia, grupy, personelu lub obiektu wpisz do rejestru zmian przed jej wprowadzeniem.
Do szkółki trafia nowy koń. Przed przydzieleniem go kursantom trener i opiekun koni sprawdzają jego ograniczenia zdrowotne i plan pracy, a decyzję zapisują w rejestrze zmian. Cel dotyczy kompletności zapisów doboru koni; stan początkowy pochodzi z dziennika lekcji.
Dokumenty do tego etapu
Wymagania: 4.3 · 6.1 · 6.2 · 6.3 · 006-4.1 · 006-4.2 · 006-4.3
Wprowadź zasady w codzienną pracę
Zasady bezpieczeństwa, opieki nad końmi, przeglądów obiektów i sprzętu, zajęć, transportu i informowania klientów są stosowane w zakresie z etapu 1, a wyniki kontroli są zapisywane.
Odpowiada: Prowadzący zajęcia, opiekun koni, odpowiedzialni za obiekty, sprzęt, transport i kontakt z klientem
- Przekaż klientom regulamin, zasady bezpieczeństwa i informację o wymaganym sprzęcie przed pierwszym skorzystaniem z usługi.
- Przed zajęciami sprawdzaj warunki dopuszczenia uczestnika, dobór konia, kask i stan nawierzchni.
- Prowadź codzienną obserwację koni i zapisuj ograniczenia użytkowania wynikające ze stanu zdrowia.
- Procesy zlecane, np. przewóz konia przez przewoźnika, nadzoruj tak samo jak własne.
Dokumenty do tego etapu
Wymagania: 8.1 · 8.2 · 8.3 · 001-4.1 · 002-4.3 · 003-4.2 · 005-4.1 · 005-4.2 · 007-4.3 · 008-4.1 · 009-4.4 · 010-4.1 · 002-4.5 · 010-4.5
Obsłuż zdarzenia, skargi i niezgodności
Personel wie, jak zareagować, zabezpieczyć sytuację i zapisać fakty. Skargi mają tryb i termin odpowiedzi. Niezgodności mają przyczynę, działanie, odpowiedzialnego i sprawdzenie skuteczności.
Odpowiada: Osoba reagująca na zdarzenie, osoba przyjmująca skargi, właściciel działania korygującego
- Po zdarzeniu zabezpiecz miejsce, udziel pierwszej pomocy w granicach swoich umiejętności i wezwij odpowiednią pomoc. Następnie zapisz fakty w rejestrze incydentów, oddzielając ustalenia od relacji uczestników.
- Przekaż zdarzenie do przeglądu oceny ryzyka i zaktualizuj środki kontroli.
- Ustal sposób przyjmowania skarg, termin odpowiedzi i miejsce ich ewidencji; rejestr incydentów jej nie zastępuje.
- Sklasyfikuj niezgodność, zaplanuj działanie korygujące z terminem i sprawdź jego skuteczność.
Kursant spada podczas lekcji. Instruktor przerywa zajęcia, zabezpiecza grupę i udziela pierwszej pomocy w granicach swoich umiejętności oraz wzywa odpowiednią pomoc. Potem zapisuje fakty i sprawdza dobór konia i grupy. Jeśli zdarzenia nie było, ośrodek przeprowadza oznaczone ćwiczenie reakcji zamiast fikcyjnego wpisu.
Dokumenty do tego etapu
Wymagania: 9.2 · 10.1 · 10.2 · 10.3 · 001-4.4 · 006-4.4 · 010-4.3
Przeprowadź audyt i przegląd zarządzania
Wyniki audytu wewnętrznego i przeglądu zarządzania oraz podjęte decyzje są udokumentowane. Wskazano wykryte braki, osoby odpowiedzialne za ich usunięcie i terminy. Lista gotowości pokazuje, co jeszcze trzeba uzupełnić.
Odpowiada: Osoba prowadząca audyt; kierownictwo ośrodka
- Zaplanuj audyt tak, aby audytujący nie oceniał wyłącznie własnej pracy.
- Sprawdzaj wymagania na rzeczywistych zapisach według listy kontrolnej, nie na samych procedurach.
- W przeglądzie zarządzania oceń cele, incydenty, obserwacje dobrostanu, przeglądy techniczne i skuteczność działań.
- Ustal odstępy kolejnych audytów i przeglądów według własnego ryzyka i zaktualizuj listę gotowości.
Dokumenty do tego etapu
Pierwszy przegląd
Sprawdź działanie w praktyce
Wynik zapisz jako własną ocenę wdrożenia. Następny przegląd oprzyj na nowych zapisach, zdarzeniach i uwagach wszystkich stron.